Der Zugang für die Übersendung (Empfang) elektronischer Dokumente an die Grundschule Preußisch Oldendorf (im weiteren nur Schule) wird gemäß § 3a Abs. 1 Verwaltungsverfahrensgesetz NRW (VwVfG NRW) sowie § 3 Abs. 1 des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG NRW) wie folgt eröffnet:

Zugangseröffnung für formlose elektronische Dokumente über folgende E-Mail-Adresse: grundschule@gspro.education

Über die genannte Adresse können Sie formlos (d.h. sofern keine Schriftform oder andere Form für die Erklärung vorgegeben ist) und unverschlüsselt mit uns elektronisch kommunizieren. Innerhalb der Schule wird Ihre E-Mail ggf. an die zuständige Person weitergeleitet.

Dateiformate

Folgende gängige Dateiformate werden aktuell unterstützt:

Für Dokumente:

– PDF (Portable Document Format)

Für Bilder:

– JPEG (JPEG File Interchange Format (JFIF))
– PNG (Portable Network Graphics)
– TIFF (Tagged Image File Format).

Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt sind oder solche, die selbst ausführbar sind beziehungsweise ausführbare Bestandteile enthalten (zum Beispiel mit den Dateiendungen *.exe und *.bat- sowie Office-Dateien mit Makros), werden nicht entgegengenommen.

Sollte die E-Mail bzw. enthaltene Dateianhänge, welche Sie übersenden, von Virenschutzprogrammen als infiziert erkannt werden, können diese nicht angenommen werden. In diesem Fall wird die verschlüsselte E-Mail ungelesen gelöscht. Des Weiteren behalten wir uns vor, offensichtliche Spam-E-Mails nicht anzunehmen oder zu löschen.

Zugangseröffnung für verschlüsselte E-Mails über die E-Mail-Adresse:

poststelle@vps.preussischoldendorf.de

Für die sichere Übermittlung von formlosem Schriftverkehr an unsere Schule können Sie verschlüsselte E-Mails ausschließlich an poststelle@vps.preussischoldendorf.de versenden. Um E-Mails verschlüsseln zu können, benötigen Sie unseren öffentlichen Schlüssel. Diesen erhalten Sie über folgenden Download-Link:

https://www.preussischoldendorf.de/index.php?La=1&NavID=2863.145&object=med,2863.3158.1.CER

Wenn Sie eine verschlüsselte Mail an die vorgenannte Adresse schicken, wird diese entschlüsselt und ggf. innerhalb der Schule unverschlüsselt an die zuständige Person weitergeleitet. Beachten Sie, dass wir nicht mit verschlüsselten E-Mails antworten können. Damit wir auf Ihre Nachricht unter Wahrung der Schriftform und unter Berücksichtigung der rechtlichen – insbesondere datenschutzrechtlichen – Anforderungen antworten können, geben Sie bitte in Ihrer Nachricht stets auch Ihre Postanschrift an.

Dateiformate

Folgende gängige Dateiformate werden aktuell unterstützt:

Für Dokumente:

– PDF (Portable Document Format)

Für Bilder:

– JPEG (JPEG File Interchange Format (JFIF))
– PNG (Portable Network Graphics)
– TIFF (Tagged Image File Format).

Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt sind oder solche, die selbst ausführbar sind beziehungsweise ausführbare Bestandteile enthalten (zum Beispiel mit den Dateiendungen *.exe und *.bat- sowie Office-Dateien mit Makros), werden nicht entgegengenommen.

Sollte die E-Mail bzw. enthaltene Dateianhänge, welche Sie übersenden, von Virenschutzprogrammen als infiziert erkannt werden, können diese nicht angenommen werden. In diesem Fall wird die verschlüsselte E-Mail ungelesen gelöscht. Des Weiteren behalten wir uns vor, offensichtliche Spam-E-Mails nicht anzunehmen oder zu löschen. Um verschlüsselte E-Mails sicher versenden und erhalten zu können, ist es nötig, dass Sie und die Schule über die passenden Schlüssel bzw. Zertifikate verfügen. Dazu muss von jeder Partei einmalig ein zusammengehöriges Schlüsselpaar erzeugt werden. Jedes Schlüsselpaar besteht aus einem öffentlichen Schlüssel, der dem jeweiligen Kommunikationspartner zur Verschlüsselung von Nachrichten an den Schlüsselinhaber dient, sowie einem privaten Schlüssel, der nur dem Schlüsselinhaber bekannt ist und mit dem die Entschlüsselung von eingehenden und (optional) das Signieren von ausgehenden Nachrichten möglich ist. Führen Sie dazu folgende Schritte aus:

• Laden Sie zunächst unseren öffentlichen Schlüssel herunter und speichern Sie ihn auf Ihrer Festplatte ab.

• Binden Sie unseren öffentlichen Schlüssel in Ihre Mail-Anwendung ein. (Bitte beachten Sie: Eine sichere, verschlüsselte Kommunikation ist über Webmail- Dienste wie Gmail, GMX oder Web.de im Browser derzeit nicht möglich.) Legen Sie dazu – je nach Mail-Programm – einen Kontakt oder einen anderen Adressbucheintrag für unsere Adresse poststelle@vps.preussischoldendorf.de an und ordnen Sie den abgespeicherten öffentlichen Schlüssel diesem Eintrag zu.

• Beim Erstellen der E-Mail wählen Sie die Option, dass Sie die E-Mail verschlüsselt versenden möchten. Das Mailprogramm verschlüsselt daraufhin Ihre Nachricht mit dem öffentlichen Schlüssel der Schule.

• Wir entschlüsseln nach Erhalt Ihre Mail mit dem nur uns bekannten privaten Schlüssel unserer Schule, so dass sie für uns lesbar wird.

Zugangseröffnung für E-Mails mit qualifiziert elektronisch signierten Dokumenten über die E-Mail-Adresse poststelle@vps.preussischoldendorf.de

Besteht durch eine Rechtsvorschrift die Verpflichtung zur Einhaltung der Schriftform, so kann – soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist – diese Schriftform d.h. die handschriftliche Unterschrift durch die elektronische Form (§ 3a Abs. 2 VwVfG NRW) ersetzt werden. Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen ist und auf elektronischem Weg übermittelt wird. Für den formgebundenen Schriftverkehr an unsere Schule können Sie qualifiziert elektronisch signierte (QES) Dokumente per E-Mail an poststelle@vps.preussischoldendorf.de senden. Wenn Sie uns ein Dokument mit QES schicken, wird dieses nach Prüfung im Posteingang innerhalb der Schule an die zuständige Person weitergeleitet.

Beachten Sie bitte, dass wir nicht mit qualifiziert elektronisch signierten Dokumenten antworten können. Damit wir auf Ihre Nachricht unter Wahrung der Schriftform und unter Berücksichtigung der rechtlichen – insbesondere datenschutzrechtlichen – Anforderungen antworten können, geben Sie bitte in Ihrer Nachricht (E-Mail) stets auch Ihre Postanschrift an.

Dateiformate

Folgende gängige Dateiformate werden aktuell unterstützt:

Für Dokumente:

– PDF (Portable Document Format)

Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt sind oder solche, die selbst ausführbar sind beziehungsweise ausführbare Bestandteile enthalten (zum Beispiel mit den Dateiendungen *.exe und *.bat- sowie Office-Dateien mit Makros), werden nicht entgegengenommen. Sollte die E-Mail bzw. enthaltene Dateianhänge, welche Sie übersenden, von Virenschutzprogrammen als infiziert erkannt werden, können diese nicht angenommen werden. In diesem Fall wird die verschlüsselte E-Mail ungelesen gelöscht. Des Weiteren behalten wir uns vor, offensichtliche Spam-E-Mails nicht anzunehmen oder zu löschen.